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Por que a reunião, instituição tão odiada pelo mundo empresarial quanto ratos e baratas por donas de casa, continua a existir – e pior, a se proliferar?

Convenhamos: não sobra muita coisa para se discutir depois de um título de livro chamado Chega de Reunião! Parece mais desabafo, ou até frase de mãe (“meu filho, vista um casaco para não se resfriar”), uma mistura de óbvio com bom senso, e que todos são forçados a concordar. Especialistas consagrados temeriam escrever sobre o assunto. Mas não o autor, Scott Snair.  Antes de entrar para a vida acadêmica, com base no seu passado de militar de West Point e ação na guerra do Iraque (a do Bush pai), transformou o desafio em ordem de comando. E realizou a missão impossível: um livro com 200 páginas recheadas de estratégias e táticas, mas que ficou bem esquisito.

O leitor, convidado a uma espécie de viagem de auto-ajuda, deve aceitar que reuniões são inúteis e insuportáveis e, portanto… inimigas! Por isto nada mais natural que serem odiadas e destruídas. Em manobra arriscada, o livro oferece uma destas listas manjadas de personagens típicos de reuniões. Tem o alarmista, que prevê o fim do mundo. O traiçoeiro, que espera oportunidade para apunhalar. O que nega problemas, mesmo diante do desastre. O clássico bajulador. O que coloca procedimentos acima da razão. O que entra mudo e sai calado, em contraponto ao que sabe tudo. E por aí vai. O que fazer com eles, não fica claro.

Na contra-ofensiva, o autor oferece uma metodologia alternativa, claro que inventada por ele próprio: a canalização organizacional. Propõe que ao invés de juntar todo mundo num lugar, o líder vá atrás de cada um individualmente. E só aproxime uns com outros (ops, será que mini-reuniões?) quando absolutamente necessário. A idéia de Snair deve ter lá suas contra-indicações, mas ele prefere passar batido no quesito.

O final não poderia ser mais apoteótico: dicas para fugir de reuniões e  – acredite se quiser – como trapaceá-las! Este capítulo, o mais engraçado, parece lição militar de sabotagem. Há sugestões que são verdadeiros achados, como por exemplo não transformar o encontro marcado para discutir negócios em agradável convescote – com docinhos e salgadinhos em lugares aprazíveis. Ou então, que tal fazer reuniões em pé, para evitar que os participantes se acomodem e estendam sua presença ad infinitum? Ou ainda, convidar poucos, para evitar muita conversa e pouco resultado.

Scott Snair – que afirma, neste ponto com razão, que a melhor reunião é a que não foi convocada, fica devendo – como nos inúmeros textos escritos sobre o tema – uma explicação para a grande pergunta. Por quê a reunião, instituição tão odiada pelo mundo empresarial quanto ratos e baratas por donas de casa, continua a existir  – e pior, a se proliferar? Se ele informa que gerentes consomem entre 25%, e, casos mais graves, 75% do dia de trabalho em reuniões e há unanimidade sobre sua inutilidade, então como justificá-las? Alguns diriam que seus custos são invisíveis, e por isto passam desapercebidos pelas organizações. Outros que, numa época de incertezas, esta é uma forma institucionalizada de fugir dos riscos da decisão individual. Seja qual for a explicação, uma coisa é certa: mais até que reuniões, ninguém agüenta outro livro sobre o assunto.

Revista Exame
Outubro de 2004 

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